Domain ja sähköposti — kenen nimissä ne pitää olla

Verkkotunnus ei ole esine, jonka omistat, vaan rekisteröity käyttöoikeus, jonka haltijaksi on merkitty joku. Käytännön ero on pieni, mutta se ratkaisee yhden asian: kuka saa päättää osoitteestasi. Yllättävän usein haltijaksi on merkitty joku muu kuin yritys itse, ja se huomataan vasta kun yhteistyö tekijän kanssa päättyy.

Viisi asiaa, jotka menevät helposti sekaisin

Kun puhutaan kotisivuista, puhutaan oikeasti viidestä eri asiasta. Ne voi ostaa samalta tekijältä, mutta ne eivät ole sama asia eivätkä ne katkea tai siirry yhtä aikaa.

VERKKOTUNNUS

Osoite, esimerkiksi yrityksesi.fi. Rekisteröidään määräajaksi ja uusitaan. Haltija on merkitty rekisteriin.

PALVELINTILA

Paikka, jossa sivusto pyörii. Ostetaan palveluna, ja se on tarkoituskin voida vaihtaa toiseen.

SÄHKÖPOSTI

Postilaatikot, jotka käyttävät verkkotunnuksen loppuosaa. Usein eri palvelussa kuin sivusto.

VERKKOSIVUSTO

Tekstit, kuvat ja rakenne. Sisältö on sinun, ja sen pitää olla saatavissa ulos siirrettävässä muodossa.

TEKNINEN YLLÄPITO

Päivitykset, varmuuskopiot ja valvonta. Työtä, jonka joku tekee — ei asia, jota omistetaan.

Sekaannus syntyy siitä, että yksi lasku kattaa kaikki viisi. Kun yhteistyö päättyy, ne pitää silti purkaa erikseen. Ylläpidosta on oma artikkelinsa, jossa käydään läpi mitä kuhunkin kuuluu.

Miksi haltijatiedolla on väliä

Verkkotunnus on osoite, jonka olet painattanut autoon, käyntikortteihin ja ilmoituksiin. Se on myös sähköpostiosoitteidesi loppuosa ja se osoite, jonka hakukoneet tuntevat. Jos haltijaksi on merkitty joku muu, kaikkia kolmea hallinnoi joku muu.

Tilanne ei yleensä synny ilkeydestä. Tekijä hankkii tunnuksen omalla tilillään, koska se on nopeampaa kuin odottaa asiakkaan tietoja, eikä sitä siirretä koskaan. Ongelmaksi se muuttuu vasta, kun tekijä lopettaa, vaihtaa alaa tai yhteistyö päättyy riitaan.

Tarkista haltija itse

Fi-tunnusten rekisteritiedot ovat pääosin julkisia silloin, kun haltija on yritys tai yhteisö. Mene Traficomin fi-verkkotunnushakuun ja syötä oma osoitteesi ilman www-alkua. Palvelu kertoo, kenen nimissä tunnus on ja mihin asti se on voimassa.

Haltijan pitää olla oma yrityksesi, ei tekijän yritys eikä yksittäinen henkilö tekijän talosta. Jos haltija on oikein mutta yhteystietona on jonkun toisen sähköposti, tilanne on korjattavissa nopeasti. Jos haltija on väärä, kyse on haltijanvaihdoksesta.

TARKISTA SAMALLA VOIMASSAOLOPÄIVÄ JA SE, ETTÄ REKISTERIIN MERKITTY SÄHKÖPOSTIOSOITE ON LUETTAVISSASI. UMPEUTUNUT TUNNUS SULKEE SIVUSTON JA SÄHKÖPOSTIN SAMALLA KERTAA, JA SUOJA-AJAN JÄLKEEN TUNNUS VAPAUTUU KENEN TAHANSA REKISTERÖITÄVÄKSI.

Neljä asiaa, joiden pitää olla kunnossa

1. Haltijana on yrityksesi. Tarkista tieto rekisteristä, älä luota muistikuvaan tai laskun tekstiin.
2. Sinulla on tunnukset palveluun, jossa tunnusta hallitaan — tai vähintään tiedät, mikä palvelu se on ja kenelle siellä soitetaan.
3. Tunnuksen voi tarvittaessa siirtää toiselle välittäjälle. Siirto on normaali toimenpide, ei palvelus, ja se onnistuu kun haltijatiedot ovat kunnossa.
4. Sähköpostin jatkuvuus on huomioitu. Postilaatikot roikkuvat verkkotunnuksen asetuksissa, joten muutokset domainiin voivat katkaista postin, jos niitä ei ajoiteta.

Palvelintila on tästä joukosta ulkona tarkoituksella. Sen ostaminen palveluna on täysin normaalia, eikä sitä tarvitse omistaa — kunhan sen voi vaihtaa toiseen ilman, että osoite tai sisältö jää jumiin.

Jos tunnus on väärissä nimissä

Älä aloita vaihtamalla osoitetta. Pyydä ensin haltijanvaihtoa. Se on rutiinitoimenpide, joka tehdään verkkotunnusvälittäjän kautta, ja se sujuu nopeasti kun molemmat osapuolet ovat samaa mieltä. Useimmiten kyse on vain siitä, ettei asiaa ole koskaan kysytty.

Pyydä samalla kirjallisesti kolme asiaa: haltijanvaihto rekisteriin, tunnukset hallintapaneeliin ja lista siitä, mitkä sähköpostilaatikot ovat käytössä ja missä palvelussa. Kolmas unohtuu lähes aina, ja juuri se katkaisee postin.

Jos osoite oikeasti vaihtuu

Joskus vaihto on välttämätön: yrityksen nimi muuttuu, tai tunnusta ei yksinkertaisesti saada siirrettyä. Osoitteen vaihto ei kuitenkaan tarkoita, että näkyvyys rakennettaisiin nollasta — se tarkoittaa, että siirto pitää tehdä hallitusti. Huonosti tehtynä näkyvyys kyllä romahtaa.

• Osoiterakenne päätetään ennen siirtoa, ei sen jälkeen
• Jokaiselle vanhalle osoitteelle tehdään pysyvä uudelleenohjaus uuteen vastineeseensa
• Vanha verkkotunnus pidetään voimassa, muuten ohjaukset lakkaavat toimimasta
• Molemmat osoitteet lisätään Search Consoleen, jotta siirtoa voi seurata
• Sähköpostit siirretään erikseen ja vanha laatikko pidetään auki siirtymäajan

Vaihtelua hakutuloksissa esiintyy siirron jälkeen tavallisesti jonkin aikaa, vaikka kaikki olisi tehty oikein. Osoitemuutosten teknisestä puolesta on oma artikkelinsa.

Uutta sivustoa tilatessa kysy neljä kysymystä

Nämä kysymykset kannattaa esittää ennen sopimusta, ei sen jälkeen. Hyvälle tekijälle ne ovat helppoja.

Kenen nimissä

Merkitäänkö verkkotunnuksen haltijaksi yritykseni, ja saanko tunnukset sen hallintaan?

Missä posti on

Missä palvelussa sähköpostit ovat, ja pääsenkö itse hallinnoimaan laatikoita ja salasanoja?

Mitä jos lopetan

Jos irtisanon ylläpidon, mitä saan mukaani ja missä muodossa?

Kuka pääsee sisään

Saanko sivustoon omat tunnukset, joilla voin itse muuttaa tekstejä?

Vastausten ei tarvitse olla erityisen anteliaita. Riittää, että ne annetaan suoraan ja että ne kirjataan ylös. Oma vastaukseni: verkkotunnus on aina asiakkaan nimissä. Ehdot ovat palvelusivulla.